「バックオフィス業務をアウトソーシングする」という話を最近よく耳にする方も多いのではないでしょうか。私もアウトソーシングされている側としても働いております。アウトソーシングすると、業務の効率化がはかれてコスト削減になる、コア業務に集中できる等なんとなく話を聞いているのではないでしょうか。今回は、アウトソーシングをしている側でもあり、受けている側でもある私の視点で、具体的にアウトソーシングする意味についてご紹介をしたいと思います。
バックオフィス業務とは
人事、経理、会計、財務、総務、一般事務(庶務)など、セールスや顧客対応を主とする営業部門やマーケティング部門などを後方から支援する部署や業務がいわゆるバックオフィスとなります。言いかえれば顧客と間接的に関わる部門であるため、間接部門とも呼ばれることもあります。
私の専門である人事は、採用や人材の適正配置、人事評価といった社員(人)に関わる業務、経理は会社に出入りするお金の流れを管理し、決算作成を行い、それらの資料をもとに財務は資金調達を行います。法務は法律や契約に関する業務、一般事務（庶務）は電話応対や書類の整理など、総務は他の部門が扱わない幅広い業務を請け負うのが一般的です。
今ではあまり無いかもしれませんが、利益を出さない日生産部門であると考えられていたため、よくフロント(営業)部門から軽視されがちでしたが、いずれも企業活動においては欠かすことのできない重要な業務です。
アウトソーシングとは
アウトソーシング（Outsourcing）とは、業務の一部を外部の協力先に発注することを示します。つまり、業務に必要な人やサービスを、外部（アウト）から調達（ソーシング）するという意味です。専門な知識を必要とする業務、を委託することで、効率的に業務タスクを進められます。さらにコストを抑えることが可能であり、多くの企業でアウトソーシングは活用されています。
バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット
- 人件費削減
他の業務に集中するため
- 従業員のモチベーションの向上
アウトソーシングすることで得られるメリットは上記かと思います。人事を雇用することは確かにとても大事なことだと思っていますが、会社のフェーズや状況によっては人事は社内にいなくても良いと思う部分があることも確かです。日本では一度雇用を行うとなかなか解雇できない問題や、日常的に仕事があるわけではないケースもありますので、そういった場合は特にアウトソーシングすることで人件費削除できます。
また、既存の人事はいるけど、他業務が忙しくて採用業務だけ手が回らないとか、もっと他の業務にリソースを割きたいときに一部分の業務をアウトソーシングすることでコア業務に専念も出来て、負担が減り、結果的に従業員のモチベーション向上にも繋がります。
バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリット
- 報漏洩の危険
依頼できない業務がある可能性がある
- 成長機会の喪失
アウトソーシングする業者はしっかりと選ぶ必要があります。バックオフィス業務では、個人情報や極秘情報を取り扱うケースが多々あり、情報に対して意識の低い業者に依頼してしまうと、情報漏洩をされてしまい、企業ブランドのイメージダウン等に繋がる恐れがありますので、しっかりと業者選定を行うことが重要です。もちろん社内の人間が行っても社員教育や社内体制が不十分であれば情報漏洩の危険性は伴いますので、どちらでも同様とも言えます。
自社の社員がどこの業務が行えて、どこをアウトソーシングするべきか業務の切り分けを行ういつ用があります。業者ごとに得意領域や出来る業務範囲がある程度決まっており、依頼しようと思っても依頼したい業務領域を対応できる業者がほとんどない場合もあります。社内の人間が成長できるような業務はなるべくアウトソーシングしないことも重要です。社員の成長機会を奪ってしまうこともありますので、しっかりと検討を行うことでよりアウトソーシングする費用対効果を高めていきたいですね。
まとめ
企業の生産性を上げるためにも、バックオフィス代行は必要不可欠な存在となりつつあります。そのため、「今まで業務の一部を外注するなんて考えたことがない」という方の中にもは、アウトソーシングを検討し始めているという方もいるでしょう。
しかし、実際に委託するとなると費用や成果物のクオリティ、安全性など気になる点は多々あるもの。どうやって1ヶ所に絞れば良いか悩みますよね。もし、お困りでしたら私までご相談いただければ気軽にお答えいたします。