今回はバックオフィス業務である営業事務のお仕事についてご紹介致します。営業事務とは、主に営業部門や営業職のサポート・バックアップをする仕事です。事務作業的な側面から関わることが多いですが、その自分の努力が、営業部門に計上される「売上」というはっきりとした結果になって返ってくる点が、他の事務職との大きな違いであり、やりがいを感じられます。これから経理担当者として営業事務で働きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。今回は発注から支払いまでの流れについてご紹介致します。
発注から支払いまでの流れ
発注書は契約書の一種です。
- 作成する書類
・発注書 - 保管する書類
・納品書
・請求書
- 見積書を受け取る
見積書の内容で発注するかどうかを決める - 基本契約書を作成する
基本的な取引の内容を記入する - 発注書又は注文書を作成する
契約書や見積書を元に作成する - 注文請書を受け取る
注文を承諾したという相手方の意思表示を確認する - 納品書を受け取る
見積書や発注書の通りに納品されたかを確認する - 請求書を受け取る
納品書や発注書通りの内容かを確認する - 買掛金台帳に記入する
支払月ごとに、資金繰りをチェックする - 請求書通りに支払う
支払が完了すると、取引は終了
発注から納品までの流れを確認する
- 契約を交わす
見積書の内容に合意したら、契約書を交わします。契約書を作成せずに、発注書や注文書だけを発行する場合は契約書を兼ねることになります。商品が納品されたら納品書を受け取り、見積書や発注書通りに納品されているかを確認します。 - 発注書を作成する
発注書や注文書は、発注者が商品やサービスを購入する意思表示の目的で作成される書類です。発注書を相手方に送ったら、注文を承諾した証拠として「注文請書」を受け取ります。項目 記入ん歳の注意事項 宛先 会社名を省略したり、相手の役職名を間違えたりしない 発注番号 相手から納品書や請求書を受け取った時、番号で管理しておけばチェックしやすい 発行年月日 実際のは交尾ではなく、会社の締め日を記入することもある 担当者の氏名・連絡先 会社名・住所・電話番号・メールアドレス・担当者名を記入し、会社判を押印する 件名 見積書や契約書に記入されているものと同じ件名を記入する 取引内容 商品名やサービスの内容を具体的に記入する 取引金額 見積書や契約書を参考にして、商品やサービスごとの単価や数量・合計額を記入する 納期 商品やサービスを納品してもらう期日を記入する 条件 取引条件を確認し記入する
支払から会計処理までの流れを確認する
- 請求書を受け取る
請求書を受け取ったら内容に誤りが無いか見積書や納品書で確認し、上長に決済印をもらいます。支払請求書は取引先ごとではなく、支払月ごとにまとめてバインダーにファイルします。期日が来たら支払いをすませ、請求書に支払日を記入して買掛金台帳を消し込みます。 - 会計処理をする
請求書が届いたら、次の仕訳をします。買掛金は得意先ごとに補助登録をしておき、月次決算の際に買掛金台帳と会計帳簿が一致しているかを確認します。仕訳は締め日が決まっている場合は締め日で、都度発行される場合は発行日で計上します。
外注先A社から、100万円の請求書が届いた時の仕訳例借方 貸方 外注費 1,000,000 買掛金-B社 1,000,000
まとめ
今回はバックオフィスである経理業務の営業事務である発注から支払いまでの流れについて説明をしましたがいかがでしたか。営業組織の管理業務が中心の場合は、クライアントとの契約や売上、入金などの全体管理を行いますが、営業担当者のアシスタント業務が中心の場合は、外出している営業に代わってクライアントとの電話やメール応対や、見積書・納品書の作成、請求書作成、送付等の書類作成発送を行います。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。そういったお金の管理の仕事を円滑に行うには、簿記の資格取得がおすすめです。働きながら勉強できる資格なので、経理担当としての成長を願うなら資格取得や複業で他社の業務に携わってみてはいかがでしょうか。
