緊急事態宣言に伴い、各社急速に導入が進んでおります、通勤をせずに自宅で業務を行う「在宅勤務」。もともとは働く女性の活躍や多様な働き方の実現を目的として、在宅勤務制度の導入を進める企業も増加しておりました。在宅勤務を英語にすると「work from home」と言いますが、近年は在宅勤務がより一般的になったことで「WFH」と略されるケースもあるようです(私もたまたま聞いただけですが。。。)。柔軟に働く方法として浸透しつつあるものの、バックオフィス業務の担当者としては、在宅勤務制度を導入する際の手順に悩む企業・担当者も多いのではないでしょうか。ここでは、バックオフィス担当者のために在宅勤務制度を導入する手順や活用事例をご紹介します。
初めて在宅勤務を導入する企業に知ってほしい手順と活用事例
在宅勤務(リモートワーク)制度の導入手順
初めて在宅勤務制度を導入するとき、企業はどのような手順を踏めばよいのか迷っている担当者も多いのではないでしょうか。在宅勤務の実施までには検討するべき事項が多くあり、全体像を把握してから計画的に制度導入を進める必要があります。ここでは導入にあたっての手順をご紹介します。
フロー①：在宅勤務制度導入の目的を明確にする
まずは在宅勤務を導入する目的を明確にするべきです。目的は企業によって様々だと思いますが、例として「新型コロナウイルス感染拡大を防ぐため」「オフィスコストや交通費などの経費削減」「多様な働き方の実現による優秀な人材の確保」などが挙げられます。「在宅勤務を導入することで、自社では何を目指したいのか」を具体的に考えることが制度導入を成功させるために特に重要です。
フロー②：在宅勤務制度を適用する業務・部署・役割を決める
在宅勤務制度の対象となる「業務」や「部署」「役割」について検討する必要があります。例えば現場での作業を要するものや、個人情報を扱う業務は在宅勤務に適しておりません。社内のどの業務であれば、在宅勤務によって大きなメリットが得られるのかを検討することが大切です。お試しの方法として、はじめに社内の現行制度やルールを維持した状態で試行導入を行い、その後、段階的に対象範囲を広げていく方法もあります。
フロー③：就業規則の見直しを行う
通常のオフィス勤務と比較して、労働時間などの条件に変更がない場合は、既存の就業規則のままでも在宅勤務の導入を進めることができます。しかし、「在宅勤務にかかる費用（通信費など）を従業員が負担する」「併せてフレックスタイム制を適用する」など在宅勤務に限って生じるものや、追加となる制度がある場合は、新たに明記する必要があります。まずは現状の「就業規則」や「在宅勤務に関わる規定」を確認し、既存の就業規則のままでも導入が可能かどうかを検討しましょう。改定が必要な場合は、「就業規則の変更」または別紙で「在宅勤務規程の作成」を行います。
なお、就業規則を変更する場合、常時雇用者が10名以上の企業は、労働基準監督署への届け出も忘れずに行いましょう。
フロー④：全従業員へ周知徹底を行う
企業に在籍する全従業員に対し、在宅勤務制度について周知徹底します。企業の規模によっては説明会を実施した方がよろしいかと思います。在宅勤務を一部の従業員にのみ適用する場合でも、対象者の上司や同僚から十分な理解を得ることが重要です。特に在宅勤務を導入する「目的」や「必要性」、「在宅勤務時の労働条件」については十分に説明を行い、従業員から理解を得ておく必要がございます。また在宅勤務対象者には、説明会だけでなく導入研修を実施することも有効です。その場合、在宅勤務時に使用するツールの操作について事前に研修を行い、対象者全員が利用できていることを確認しましょう。これはアウトソース出来るならそうした方が一律で研修を行えますので、そういった検討も必要です。
フロー⑤：在宅勤務対象者へ労働条件を明示し同意を得る
企業は、労働契約の締結に際し、従業員に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないものとされています（労働基準法第15条第1項）。就業場所はもちろんのこと、労働時間や賃金など、在宅勤務時にどのような条件の下で働くことになるのかを対象の従業員に対して明確に伝える必要があります。
また、変更した内容について従業員に明確に伝えることは、従業員の制度への理解を促し、後のトラブルを防ぐためには重要です。口頭での説明だけでなく、労働条件変更内容に関する説明を記載した書面の交付等を行うことで認識を共有して、在宅勤務導入後のトラブル防止に繋げられるとより良いです。
在宅勤務制度の活用事例
上記手順で実施する流れについてご理解をいただけたと思いますので、在宅勤務をより効果的に運用するためには、運用後のイメージを持っておくことが大切です。ここでは、実際に在宅勤務制度を導入している企業の事例をご紹介します。
事例①：株式会社LiB
人材紹介業を行う「株式会社LiB」では、他の仕事をしながらでも正社員として働ける「メンバーシップオプション」制度を導入。子育て中の女性や地方在住の人材の活躍場も、提供しているといいます。
具体的には勤務日数を週4日とし、勤務時間中に他社の業務を並行して行うことを認めたそう。 導入にあたってはオンラインツールを活用することで、在宅勤務であっても活発にコミュニケーションできるような環境へと整備しました。
その結果、従来の雇用条件では確保できない優秀な人材の確保に成功。「複業」を行う従業員が相互にいい影響を及ぼし、社員の定着にも成功したそうです。 正規雇用者60名のうち14名が時短、テレワークを組み合わせた社員だといいます。
事例②：ソフトバンク株式会社 ～全社員が活用できるように整備～
ソフトバンクでは当初、育児・介護の必要な社員だけに限り在宅勤務制度を提供していました。それを2017年から範囲を拡充し、2018年度より全社で導入しています。2019年10月現在では前日までに上長に申請することで、原則月5日まで、全部署で在宅勤務ができるようにしています。
まとめ
在宅勤務制度を導入によって柔軟な働き方が可能となり、生産性の向上や労働力の確保といったさまざまな効果が期待できます。円滑に導入するためには、事前に導入目的や適用範囲、社内ルールなどを明確にし、従業員に対してガイドラインを周知することが大切です。また、より有効な制度として運用できるよう、制度導入後には定期的に見直しを行い、自社にとっての最適化を目指しましょう。